Datenschutzerklärung

Stand: 11.10.2026

1. Verantwortlicher

Gerling Solutions
Inhaber: René Gerling
Mühlenstraße 25
33014 Bad Driburg
Deutschland
E-Mail: r.gerling@gerling-solutions.de
Telefon: +49 151 23533119

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die Adresse oben.

2. Das Wichtigste vorab

Die Website setzt keine Cookies und bindet keine Dienste Dritter ein.
Die Reichweite messen wir selbst, auf unserem eigenen Server und nur in Tagessummen.
Was Sie uns schreiben, landet in unserem eigenen CRM auf einem Server in Deutschland.
Für Recherche, Auswertung und Schreibarbeit nutzen wir ein KI-Sprachmodell (ein Sprachmodell von Anthropic, USA) – mehr dazu in Abschnitt 11.

Für Datenverarbeitungen innerhalb eines Kundenprojekts gilt diese Erklärung nicht; dafür schließen wir einen eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

3. Hosting und Server-Logfiles

Website und CRM laufen auf einem Server in Deutschland, den wir bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin mieten und selbst betreiben (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Bei jedem Aufruf protokolliert der Webserver: die gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne das letzte Byte), Datum und Uhrzeit, die abgerufene Adresse, Statuscode und Datenmenge sowie Browser und Betriebssystem. Persönliche Zugangsschlüssel in Links werden vorher unkenntlich gemacht.

Zweck und Rechtsgrundlage: Auslieferung der Website, sicherer Betrieb und Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Speicherdauer: 14 Tagen, länger nur zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls.

4. Cookies, Reichweitenmessung und externe Inhalte

Diese Website setzt keine Cookies, lädt nichts von fremden Servern (auch keine Schriften, Karten oder Videos) und enthält kein Zählpixel und kein Analysewerkzeug eines Dritten.

Um zu sehen, welche Seiten gelesen werden und wie, zählt unser Server selbst, ohne etwas auf Ihrem Gerät zu speichern. Gespeichert werden ausschließlich Tagessummen: Aufrufe je Seite, Einstiegsseite, Herkunft (nur Domain oder Kampagnenkennung), Geräteklasse, Browser- und Betriebssystemfamilie ohne Version, Sprache, Land, Wege zwischen zwei Seiten, aufgerufene Fehlerseiten, begonnene und abgeschickte Formulare je Quelle, gescheiterte Absendeversuche je Grund (etwa „Pflichtfeld fehlte“ oder „keine Verbindung“ – das Formular meldet dafür nur den Grund, nie einen Inhalt), je Formularfeld, wie oft es angetippt, ausgefüllt oder mit einer Meldung versehen wurde und nach welchem Feld ein Formular verlassen wurde, wie lange ein Formular bis dahin offen war (in groben Stufen) – nur der Name des Feldes, nie was darin steht –, die Fassung einer Anzeigenseite sowie Abrufe durch Suchmaschinen und Bots. Dazu Summen über Besuche: wie viele es je Kanal (etwa „Organische Suche“ oder „Social Media“) und Einstiegsseite gab, wie viele Seiten und wie viel aktive Lesezeit sie umfassten, auf welcher Seite sie endeten und zu welchem Wochentag und welcher Stunde sie begannen. Jede Summe verbindet höchstens ein Merkmal mit einer Seite.

Für Lesezeit, Scrolltiefe und Klicks läuft auf den Seiten ein kleines eigenes Skript. Es setzt kein Cookie, legt nichts im Browser ab, vergibt keine Kennung und liest keine Geräteeigenschaften wie Bildschirmgröße oder Schriften aus. Es meldet beim Verlassen einer Seite an unseren Server, wie lange sie sichtbar war, wie weit sie gescrollt wurde (in Stufen von 25 bis 100 %) und ob ein Telefon-, Mail-, Download- oder externer Link, ein Knopf, ein Video, ein Rechner (nur dass gerechnet wurde, nie mit welchen Zahlen) oder eine Terminbuchung genutzt wurde – ohne Inhalte, ohne Eingaben. Diese Summen zählen wir auch je Kampagnenkennung und je Fassung der Anzeigenseite, mit der der Besuch begann.

Damit eine zweite Seite nicht als zweiter Besuch zählt und die Meldungen des Skripts dem richtigen Besuch zugerechnet werden, bildet der Server im Arbeitsspeicher einen Prüfwert aus IP-Adresse und Browserkennung mit einem täglich neuen Zufallsschlüssel, der um Mitternacht verworfen wird. Über mehrere Tage erkennt er niemanden wieder. Das Land ermittelt der Server aus einer Datenbank auf demselben Server; aus einer zweiten erkennt er, ob die Adresse zu einem Rechenzentrum gehört – solche Aufrufe zählen als Bot, nicht als Besuch (IP Geolocation by DB-IP, CC BY 4.0). IP-Adresse, Prüfwert, genaue Uhrzeit und vollständige Herkunftsadresse werden nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Die Tagessummen sind anonym. Für die kurze Verarbeitung der IP-Adresse im Arbeitsspeicher gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse: Inhalte anhand ihrer Nutzung verbessern). Da nichts auf Ihrem Gerät gespeichert und keine Information über Ihr Gerät ausgelesen wird, fragen wir keine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ab. Speicherdauer: 730 Tage. Abschalten: Sendet Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“, werden Sie nicht gezählt.

5. Kontaktformular, Umfrage, E-Mail und Telefon

Daten: Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und – wenn Sie sie angeben – Unternehmen, Telefonnummer und weitere Angaben, etwa auf der Bestätigungsseite oder bei einer Bewerbung für das Pilotprogramm. Beim Formular außerdem: Zeitpunkt, Seite und Kampagnenkennung des Links, Browserkennung, die Fassung des Datenschutzhinweises, der unter dem Formular stand, und ein nicht rückrechenbarer Prüfwert der IP-Adresse gegen massenhaftes Absenden (die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert). Spam wehren wir ohne externes Captcha ab. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Damit eine Anfrage nicht verloren geht, wenn die Seite noch lädt, hält Ihr Browser Eingaben bis dahin nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite fest; gespeichert wird auf Ihrem Gerät nichts.

Die Umfrage zu Softwarekosten ist anonym. Nur wenn Sie am Ende Kontaktdaten angeben, wird daraus eine Anfrage wie oben.

Den Text Ihrer Anfrage lassen wir vom KI-Sprachmodell auswerten, um unsere Antwort vorzubereiten (Abschnitt 11). E-Mails aus unseren Geschäftspostfächern übernimmt das CRM nur, wenn sie zu einem bestehenden Geschäftskontakt gehören.

Kostenvoranschlag: Fordern Sie über /kostenvoranschlag/ einen Kostenvoranschlag an, erstellt das KI-Sprachmodell aus Ihrer Beschreibung und Ihrer Auswahl einen Vorschlag mit Positionen aus unserem Leistungskatalog (Abschnitt 11). Name, E-Mail, Telefon und Firma gehen dabei nicht mit; Mailadressen, Telefonnummern und Kontonummern im Text schwärzen wir vorher automatisch. Den Vorschlag prüft und ändert ein Mensch, bevor Sie ein Angebot bekommen – es gibt keine automatisierte Entscheidung. Nehmen Sie das Angebot über den Link an, übernehmen wir Ihre Angaben für Vertrag und Rechnung (Firma, Anschrift, USt-IdNr., Ansprechpartner, Rechnungs-E-Mail) in unser CRM und legen Vertrag und Projekt an (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); sie unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Beantwortung Ihrer Anfrage und ggf. Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst unser Interesse an der Beantwortung und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Erledigte Anfragen löschen wir nach sechs Monaten, Spam nach 30 Tagen. In das CRM übernommene E-Mails drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs. Was als Geschäftsbrief gilt, bewahren wir 6 bzw. 10 Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO).

6. Terminbuchung

Auf /termin/ können Sie eine freie Zeit buchen. Verarbeitet werden Ihre Angaben im Formular, die Terminart und die Zeit; für den Schutz vor Missbrauch gilt dasselbe wie in Abschnitt 5. Die Buchung wird zu einer Anfrage im CRM und folgt deren Löschfristen.

Der Termin wird in unseren Kalender bei Microsoft 365 eingetragen – nur mit Terminart und Aktenzeichen, ohne Ihren Namen. Bei einem Gespräch per Teams legt Microsoft die Besprechung an und verarbeitet bei der Teilnahme die üblichen Verbindungsdaten sowie Ton und Bild, soweit Sie sie einschalten. Sie erhalten eine Bestätigung mit einem Link zum Absagen.

Rechtsgrundlage: Vorbereitung und Durchführung des von Ihnen gebuchten Gesprächs einschließlich Kalendereintrag und Teams-Besprechung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Über den Absage-Link können Sie den Termin jederzeit absagen.

Damit die freien Zeiten stimmen, gleicht unser CRM unsere Kalender ab. Sind Sie im CRM als Kontakt geführt, erscheint ein gemeinsamer Termin (Betreff, Zeit, Teilnehmer) bei Ihrem Kontakt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, geordnete Kundenbetreuung).

7. E-Mails: Versand, Zustellung, Öffnungen und Klicks

Zu jeder Mail, die wir Ihnen schicken, halten wir fest, wann und an wen sie ging und ob sie zugestellt wurde; Rückläufer werten wir automatisch aus. Eine Adresse, die dauerhaft nicht erreichbar ist, kommt – nur als Hashwert – auf eine Sperrliste.

Außerdem sehen wir, ob eine Mail geöffnet und ein Link darin aufgerufen wurde – über ein kleines Bild und Links, die kurz über unseren Server laufen. So wissen wir, ob unsere Nachricht angekommen ist, und können passend nachfassen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gespeichert wird nur das Ereignis selbst, nicht Ihre IP-Adresse. Wenn Sie das nicht möchten, laden Sie Bilder nicht automatisch oder sagen uns kurz Bescheid.

Speicherdauer: mit der zugehörigen Anfrage bzw. Ihrem Kontakt; Mailinhalte von Bestätigungen 90 Tage.

9. Für Kundinnen und Kunden

Kundenbereich: Anmeldung per Link an Ihre E-Mail-Adresse, ohne Passwort und ohne Cookie (die Sitzung liegt nur im geöffneten Browserfenster). Hochgeladene Dateien legen wir im CRM und im Ordner Ihres Unternehmens in Microsoft SharePoint ab.

Angebote und Dokumente: Nehmen Sie ein Angebot per Link an oder bestätigen ein Dokument, halten wir als Nachweis den eingetragenen Namen, den Zeitpunkt und einen Prüfwert der IP-Adresse fest.

Rechnungen und Zahlungen: Rechnungen erstellen wir im CRM und legen eine Kopie in SharePoint ab; ältere Rechnungen stammen aus sevdesk. Zahlungseingänge gleicht das CRM mit den Umsätzen unseres Geschäftskontos ab (Name, IBAN, Betrag, Verwendungszweck). Eingangsrechnungen und Belege liest das KI-Sprachmodell aus (Abschnitt 11).

Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (lit. c) und unser Interesse, Vertragsschlüsse belegen zu können (lit. f). Speicherdauer: Geschäftsunterlagen 6 bzw. 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO), Dateien im Übrigen, solange das Projekt sie braucht.

10. Rückmeldung und Nachfass-Mails

Nach einem Projekt bitten wir Sie gern per E-Mail um eine kurze Einschätzung und bieten danach allen einen Link zu unserem Google-Unternehmensprofil an. Manche Mails schicken wir in mehreren Schritten, etwa eine Nachfrage einige Tage nach einem Angebot; die Folge endet, sobald Sie antworten.

Rechtsgrundlage: Ihre Anfrage, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder ein bestehendes Kundenverhältnis (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Widerspruch: jederzeit über den Link in der Mail oder per kurzer Nachricht, ohne andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Ein bestellter Newsletter bleibt davon unberührt.

11. KI-Unterstützung und Recherche im CRM

Wir setzen in unserem CRM ein KI-Sprachmodell der Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, USA, ein. An Anthropic gehen dabei:

der Text Ihrer Anfrage und unsere Notizen dazu, um Antworten vorzubereiten,
Texte, die wir schreiben (etwa Mails), wenn wir sie korrigieren lassen,
Eingangsrechnungen und Belege, um Beträge und Angaben auszulesen,
öffentliche Informationen über Unternehmen zur Gesprächsvorbereitung (siehe unten),
Daten aus dem CRM, wenn wir die KI als Arbeitsassistenten nutzen, etwa um Vorgänge zusammenzufassen.

Anthropic ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig (Art. 28 DSGVO) und verwendet die Daten nach den vereinbarten Bedingungen nicht zum Training seiner Modelle. Die Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Das Modell liefert Einschätzungen und Entwürfe; entschieden wird von uns.

Informationen zu Unternehmen (Art. 14 DSGVO): Zur Vorbereitung von Gesprächen nutzen wir öffentlich zugängliche Informationen über Unternehmen – etwa von der Firmenwebsite, aus dem Impressum, aus Verzeichnissen und aus einer Websuche (Brave Search, USA; dorthin gehen nur Firmenname und Ort). Dazu gehören auch die dort genannten geschäftlichen Ansprechpartner mit Name, Funktion und geschäftlichen Kontaktdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne Geschäftskontakt löschen wir diese Angaben nach spätestens drei Jahren. Auf Nachfrage sagen wir Ihnen gern, woher eine Angabe stammt; widersprechen können Sie jederzeit (Abschnitt 14).

12. LinkedIn

Wir betreiben eine Unternehmensseite bei LinkedIn und schalten dort Anzeigen. Unser CRM ruft dazu nur zusammengefasste Zahlen ab (Reichweite, Klicks, Kosten, Unternehmen der Erreichten) – keine Angaben zu einzelnen Mitgliedern. Diese Website enthält kein LinkedIn-Pixel. Für die Statistiken zur Unternehmensseite sind LinkedIn Ireland Unlimited Company und wir gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); Ihre Rechte können Sie direkt bei LinkedIn geltend machen.

13. Empfänger und Drittländer

Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) setzen wir ein:

STRATO GmbH, Berlin – Server, E-Mail-Postfächer, Kalender (Deutschland),
Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin – Kalender, Teams, E-Mail-Versand, Dateiablage in SharePoint (EU),
Anthropic PBC, San Francisco – KI-Sprachmodell (USA, Abschnitt 11),
sevdesk GmbH, Offenburg – frühere Rechnungen und Belege (Deutschland).

Dazu kommen im Einzelfall unsere Bank, die Steuerberatung sowie – bei rechtlicher Pflicht – Behörden und Gerichte.

Drittländer: Anthropic verarbeitet in den USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Bei Microsoft ist ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen; abgesichert ist er durch das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und zusätzlich durch Standardvertragsklauseln. Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Eine formlose Nachricht an die Adresse in Abschnitt 1 genügt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen. Einer Verwendung für Direktwerbung – dazu zählen Rückmeldungs- und Nachfass-Mails – können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

15. Sonstiges

Pflicht zur Angabe: Ohne die technischen Zugriffsdaten lässt sich die Website nicht aufrufen. Alle anderen Angaben sind freiwillig – ohne sie können wir Ihre Anfrage aber nicht beantworten.

Keine automatisierte Entscheidung: Eine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Sicherheit: Die Website wird nur verschlüsselt (HTTPS) ausgeliefert; weitere technische und organisatorische Maßnahmen schützen die Daten.

Änderungen: Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Recht oder Funktionen ändern. Es gilt die hier abrufbare Fassung.