Fragen statt Reports
Welche Fragen kann KI an Unternehmensdaten beantworten?
Die Frage ist berechtigt und wird selten konkret beantwortet. Deshalb hier ein Katalog echter Fragen – und zu jeder die Angabe, welche Begriffe dafür im Fachmodell definiert sein müssen.
| Kunde | Letzte Bestellung |
|---|---|
| Kunde G | vor 8 Monaten |
| Kunde H | vor 7 Monaten |
| Kunde J | vor 6 Monaten |
Wie diese Liste zu lesen ist
Nicht die Frage entscheidet, sondern ihre Voraussetzung.
Fast jede der folgenden Fragen ist beantwortbar – sofern die Begriffe darin im semantischen Modell beschrieben sind. Deshalb steht bei jeder Frage, was sie voraussetzt: welche Daten benötigt werden und welche Regel definiert sein muss.
Das ist die eigentliche Arbeit einer Einführung. Nicht die Frage „kann das System das?“, sondern „ist ‚offen‘, ‚Neukunde‘, ‚abgeschlossen‘ in Ihrem Haus eindeutig definiert?“ – und falls nicht: wer entscheidet es.
Fehlt eine Definition, wird die Lücke benannt und als Pflegeauftrag ausgegeben – statt eine plausible Antwort zu erfinden.
Vertrieb & Kunden
Fragen zur Kundenentwicklung.
Der häufigste Einstieg, weil hier die meisten Fragen entstehen, für die niemand einen Report gebaut hat.
Welche Kunden haben dieses Jahr mehr als einen Auftrag ausgelöst?
Benötigt Auftragsdaten und Kundenstammdaten. Zu definieren ist, was als Auftrag zählt – etwa ob Stornoaufträge und interne Buchungen mitgerechnet werden.
Welche Kunden haben im letzten Quartal weniger bestellt als im Vorjahresquartal?
Benötigt Auftrags- oder Umsatzdaten über zwei Zeiträume. Zu definieren sind die Quartalsgrenzen und der Bewertungszeitpunkt: Auftragsdatum, Lieferdatum oder Rechnungsdatum.
Welche Kunden haben seit sechs Monaten nichts mehr bestellt?
Benötigt das Datum der jeweils letzten Bestellung. Zu definieren ist, ob inaktive und gesperrte Kunden mitgezählt werden – und ab wann ein Kunde als Kunde gilt.
Welche Neukunden dieses Jahres haben bereits mehrfach bestellt?
Benötigt Kundenanlage und Auftragshistorie. Zu definieren ist „Neukunde“: nach Anlagedatum, nach erster Bestellung oder nach erstem Umsatz.
Bei welchen Kunden ist der Umsatz stark von einem einzelnen Artikel abhängig?
Benötigt Auftragspositionen mit Artikelbezug. Zu definieren ist die Schwelle, ab der von Abhängigkeit gesprochen wird – das ist eine fachliche Festlegung, keine technische.
Finanzen & Forderungen
Fragen zu Rechnungen und offenen Posten.
Hier hängt fast jede Frage an einer Regel, die in keiner Spalte steht.
Wie hoch war der offene Forderungsbestand am Quartalsende?
Benötigt Rechnungen und Zahlungseingänge. Zu definieren sind „offen“, die Behandlung von Teilzahlungen und die Stichtagsbewertung – Zahlungseingänge nach dem Stichtag dürfen nicht mitzählen.
Bei welchen Neukunden sind Rechnungen seit mehr als 30 Tagen offen?
Verbindet zwei Fachbereiche: Kundenanlage und Buchhaltung. Zu definieren sind „Neukunde“, „offen“ und der Bezugspunkt der Frist – Rechnungsdatum oder Fälligkeitsdatum.
Welche Rechnungen wurden storniert und neu gestellt?
Benötigt Stornokennzeichen und die Verknüpfung zwischen Storno und Neuausstellung. Zu definieren ist, wie diese Verknüpfung in Ihrem System überhaupt abgebildet ist.
Wie hat sich die durchschnittliche Zahlungsdauer entwickelt?
Benötigt Rechnungs- und Zahlungsdaten über mehrere Perioden. Zu definieren ist, ob teilbezahlte und stornierte Rechnungen einbezogen werden – beides verschiebt den Durchschnitt erheblich.
Welche Kunden zahlen regelmäßig zu spät?
Benötigt Zahlungshistorie und Fälligkeiten. Zu definieren ist „regelmäßig“ und „zu spät“, einschließlich vereinbarter Zahlungsziele und Skonto-Regelungen.
Auftragsabwicklung
Fragen zum operativen Durchlauf.
Fragen, die im Tagesgeschäft entstehen und für die eine Auswertung meist zu spät kommt.
Welche Aufträge liegen länger als vereinbart in Bearbeitung?
Benötigt Auftragsstatus mit Zeitstempeln und Zusagen. Zu definieren ist, welcher Status als „in Bearbeitung“ gilt und woher die vereinbarte Dauer kommt.
Wie viele Aufträge wurden im letzten Monat nicht im ersten Durchlauf abgeschlossen?
Benötigt die Statushistorie je Auftrag. Zu definieren sind „abgeschlossen“ und was als Rücklauf zählt – eine Statusänderung zurück, eine Korrektur oder eine Neuanlage.
Welche Aufträge hängen an einer bestimmten Vorleistung?
Benötigt Auftragspositionen und deren Abhängigkeiten. Zu definieren ist, wie Abhängigkeiten in Ihrem System abgebildet sind – häufig nur in der Anwendungslogik, nicht als Beziehung im Schema.
Bei welchen Vorgängen weichen zugesagter und tatsächlicher Termin ab?
Benötigt beide Termine je Vorgang. Zu definieren ist, welcher der mehreren Datumswerte der zugesagte Termin ist – das ist bei gewachsenen Systemen selten eindeutig.
Artikel & Bestand
Fragen zu Produkten und Beständen.
Fragen mit hohem Nutzen, sobald Artikel- und Bewegungsdaten fachlich beschrieben sind.
Welche Produkte verlieren gerade Umsatz?
Benötigt Auftragspositionen über mehrere Perioden. Zu definieren ist der Vergleichszeitraum und ob Preisänderungen herausgerechnet werden – sonst wird eine Preissenkung als Nachfragerückgang gelesen.
Welche Artikel wurden im letzten Jahr nie verkauft?
Benötigt Artikelstamm und Verkaufsbewegungen. Zu definieren ist, ob ausgelaufene und gesperrte Artikel mitgezählt werden – und ob Soft Deletes im Artikelstamm vorkommen.
Bei welchen Artikeln steigt die Rücklaufquote?
Benötigt Verkäufe und Rückläufe mit Artikelbezug. Zu definieren ist, was als Rücklauf gilt: Reklamation, Rückgabe, Gutschrift – oder alles drei.
Welche Artikel binden Bestand, ohne Umsatz zu erzeugen?
Benötigt Bestands- und Verkaufsdaten. Zu definieren ist der Bewertungszeitpunkt des Bestands und ob Reservierungen als gebundener Bestand zählen.
Beispiel
So sieht eine Antwort mit Herleitung aus.
Der Wert liegt nicht in der Zahl, sondern darin, dass die Definition daneben steht. Eine Zahl ohne prüfbare Herkunft ist keine Entscheidungsgrundlage.
Schematische Darstellung. Begriffe, Regeln und Werte sind Beispiele; in Ihrem System stehen dort Ihre eigenen Definitionen.
| Kunde | Offen seit | Betrag |
|---|---|---|
| Kunde D | 62 Tage | 18.400 € |
| Kunde E | 41 Tage | 7.150 € |
- Begriffe
- Kunde, Neukunde, Rechnung, Zahlungseingang, offen – aufgelöst über das Modell.
- Frist
- Gerechnet ab Fälligkeitsdatum, nicht ab Rechnungsdatum.
- Neukunde
- Erste Bestellung im laufenden Kalenderjahr, unabhängig vom Anlagedatum.
- Rechnung gilt als offen
- Gestellt, nicht storniert, Zahlungseingang kleiner als Rechnungsbetrag – bewertet zum Stichtag.
- Teilzahlung
- Zählt als offener Restbetrag, nicht als offene Rechnung.
Praxis
Woran man eine gut gestellte Frage erkennt.
Nützlich für den Anfang einer Einführung: Fragen mit diesen Eigenschaften zeigen am schnellsten, ob das Modell trägt.
Es gibt eine richtige Antwort
Jemand im Haus kann beurteilen, ob das Ergebnis stimmt – notfalls durch Nachrechnen an einem Einzelfall. Ohne diesen Maßstab lässt sich die Qualität des Modells nicht prüfen.
Sie wird heute manuell beantwortet
Fragen, für die jemand regelmäßig Listen zusammenkopiert, sind die besten Kandidaten: Der Nutzen ist unmittelbar messbar und der Vergleichswert existiert.
Sie enthält einen Fachbegriff Ihres Hauses
Genau daran zeigt sich der Unterschied zu einer generischen Auswertung. Wenn die Frage „offen“, „aktiv“ oder „abgeschlossen“ enthält, prüft sie das Modell wirklich.
Sie hat eine überschaubare Ergebnismenge
Zehn Zeilen, die jemand durchsehen kann, sind für die Validierung wertvoller als eine Kennzahl, die niemand aufschlüsseln kann.
Grenzen
Welche Fragen heute nicht beantwortet werden.
Fragen, deren Antwort in Dokumenten steht. Die Anbindung von Dokumenten ist in Arbeit und heute nicht Teil des Leistungsstands – eine Regel, die ausschließlich in einer Textdatei steht, muss vorerst von Hand ins Modell.
Fragen nach der Zukunft. Beantwortet wird, was in den Daten steht. Hochrechnungen und Prognosen sind eine andere Aufgabe und werden hier ausdrücklich nicht zugesagt.
Fragen über Datenquellen, die nicht angebunden sind. Umgesetzt und im Einsatz ist die Anbindung relationaler Datenbanken – derzeit PostgreSQL und MySQL. Weitere Datenquellen sind in Arbeit.
Und Fragen, deren Begriffe im Haus nicht entschieden sind. Wenn zwei Abteilungen „Umsatz“ unterschiedlich rechnen, kann kein System diese Entscheidung ersetzen. Es kann sie aber sichtbar machen – und genau das passiert dann.
Häufige Fragen
Fehlt Ihnen eine Frage? Ausführliche Antworten zu Betrieb und Datenzugriff stehen auf der Sicherheitsseite.
- Wie finden wir heraus, ob unsere Fragen beantwortbar sind?
Indem Sie drei bis fünf echte Fragen mitbringen – am besten solche, die heute jemand manuell auswertet. An ihnen lässt sich in der technischen Sichtung sagen, welche Begriffe dafür beschrieben werden müssen und wo es fachliche Klärung braucht.
Das ist auch der Grund, warum das Pilotprogramm mit einem Erstgespräch beginnt und nicht mit einer Installation: Ohne konkrete Fragen fehlt der Maßstab.
- Muss jede Frage einzeln eingerichtet werden?
Nein. Eingerichtet werden Begriffe und Regeln, nicht Fragen. Ist „offene Rechnung“ einmal beschrieben, gilt das für jede Frage, in der dieser Begriff vorkommt – auch für Fragen, die vorher niemand vorgesehen hat.
Das ist der Unterschied zu einem Report: Ein Report beantwortet eine Frage. Eine beschriebene Regel beantwortet eine Klasse von Fragen.
- Die Beispiele hier sind kaufmännisch. Gilt das auch für andere Branchen?
Die Beispiele sind kaufmännisch, weil dieser Fall am breitesten verständlich ist. Der Ansatz ist nicht an eine Branche gebunden: Er setzt an Ihrem Datenmodell und Ihrem Sourcecode an, nicht an einem Branchenmodell.
In Ihrem System stehen an diesen Stellen Ihre eigenen Fachbegriffe. Welche das sind und wie tief sie sich erschließen lassen, zeigt die Sichtung – eine Zusage für eine bestimmte Branche wäre eine Behauptung.
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Bringen Sie drei Fragen mit, die heute niemand schnell beantworten kann. Daran lässt sich am besten klären, ob der Ansatz für Sie trägt.