Werkstatt · Showroom: unser Backoffice
Wir haben unser Backoffice abgeschafft. Und neu gebaut.
· Gerling Solutions
Gerling Solutions arbeitet nicht mit gemieteter Bürosoftware, sondern mit einer selbst gebauten, voll integrierten Webanwendung. Sie ist KI-first gebaut: Claude kann das ganze System lesen und bedienen.
Sie müssen es nicht klicken. Sie können es beauftragen.
„Leg für die Anfrage von heute ein Angebot an.“
Claude liest die Anfrage, wählt die Leistungen aus dem Katalog, wendet die Preisregeln an und legt einen Angebotsentwurf zur Prüfung an.
„Welche Rechnungen sind überfällig? Schreib die Mahnungen vor.“
Claude findet die überfälligen Rechnungen, berechnet die Verzugszinsen über das Mahnwesen und bereitet Mahnungsentwürfe vor. Versendet wird erst nach Freigabe.
„Such mir zehn passende Firmen in OWL und qualifiziere sie.“
Claude startet einen Suchauftrag, übernimmt passende Kandidaten ins CRM und lässt für jede Firma ein Dossier gegen das Zielkundenprofil erstellen.
Ausgangslage
Ein Abo für alles. Nichts redete miteinander.
Buchhaltung, Zeiterfassung, Statistik, Newsletter: Für jede Aufgabe lief bei uns ein gemietetes Werkzeug, jedes mit eigenem Login und eigener Datenhaltung. Dasselbe Muster, das wir bei unseren Kunden seit Jahren sehen.
Die Entscheidung
Selbst bauen – mit KI als Werkzeug und Architektur als Kompass.
Wir haben getan, was wir Kunden immer empfohlen hatten, nur endlich schnell genug. Die erste lauffähige Version stand in wenigen Tagen. Gebaut ist sie auf einem verbreiteten Standard-Stack – Java/Spring Boot, React/TypeScript, Docker – und in Modulen, die einzeln wachsen.
Was drin ist
Vom ersten Kontakt bis zum Zahlungseingang in einem System.
Ein Datenmodell statt zehn Silos: Die Anfrage von der Website, der Kunde, das Angebot, die Zeiten, die Rechnung und der Zahlungseingang hängen aneinander.
KI-Zugang (MCP)
Mehrere hundert Funktionen sind über einen eigenen MCP-Server erreichbar. Claude arbeitet mit den Rechten des jeweiligen Kontos, jede Änderung steht im Audit-Protokoll.
Automatische Firmensuche
Suchaufträge laufen selbstständig, Kandidaten werden geprüft und ins CRM übernommen – mit Tages- und Monatsgrenzen für die Automatik.
Automatische Firmenanalyse
Ein Dossier aus Website und öffentlichen Quellen beantwortet die Qualifizierungskriterien und bewertet, ob eine Anfrage passt.
Microsoft 365
Postfächer und Kalender angebunden, Belege in der Microsoft-Cloud abgelegt, E-Mail-Signaturen zentral für alle Nutzer.
Automatisierung
Abrechnung, Mahnläufe, Bankabgleich, Beleg-Import und der Abgleich von Postfächern und Kalendern laufen im Leitstand – mit Protokoll und Not-Aus.
Kunden & Vertrieb
Verkaufschancen mit Pipeline, Aktivitäten und einer Dublettenprüfung, die sichere Treffer verknüpft und unsichere zur Prüfung vorlegt.
Angebote & Verträge
Angebote aus dem Leistungskatalog mit Preisregeln, Verträge mit Positionen und Laufzeiten, erzeugte Dokumente, digitale Bestätigung und Unterschrift.
Zeit & Leistung
Seit Oktober 2026 im Einsatz statt der früheren Zeiterfassungssoftware: Stoppuhr, Budgets, Freigabe, Arbeitsnachweise und Abrechnung.
Rechnungen & Geld
Rechnungen mit E-Rechnung (XML), Mahnwesen mit Verzugszinsen, Abo-Abrechnung, Bankanbindung mit Zahlungsabgleich, Belege mit Auslesen und Postfach-Import, Steuer-Auswertung.
Kommunikation
Antworten werden zu Konversationen, Vorlagen und Sequenzen sparen Tipparbeit, der Newsletter läuft aus demselben System.
Reichweite
Website-Statistik ohne Cookies und ohne Skript, Google-Suche, Erkennung von KI-Crawlern und KI-Assistenten, Kampagnen-Herkunft und Social-Media-Planung.
Termine & Kundenportal
Besucher buchen freie Zeiten selbst, die Kalender werden abgeglichen, Kunden sehen Angebote und Dokumente im Portal.
Betrieb
Rollen und Rechte, Audit-Protokoll, Freigaben für heikle Schritte und ein Papierkorb mit Frist.
Was es abgelöst hat
Buchhaltungs- und Zeiterfassungssoftware – und die Excel-Listen dazwischen.
Rechnungen, E-Rechnung, Mahnwesen und Bankabgleich laufen seitdem im eigenen System, die Zeiterfassung seit Oktober 2026 ebenfalls. Die Daten der früheren Buchhaltungssoftware haben wir übernommen, statt neu anzufangen.
KI arbeitet mit
Die KI arbeitet nicht daneben, sondern darin.
Jede Funktion des Systems ist über einen eigenen MCP-Server erreichbar – mehrere hundert in allen Bereichen. Claude arbeitet mit den Rechten des jeweiligen Kontos, jede Änderung steht im Audit-Protokoll.
Am 4. Oktober 2026 hat Claude über diesen Zugang unsere Website-Statistik ausgewertet, einen Ausschlag durch Bots erkannt und daraus einen Arbeitsauftrag für die Indexierung der Website abgeleitet – ohne dass jemand ein Dashboard geöffnet hat. Mit zehn gemieteten Werkzeugen, deren Daten in zehn Systemen liegen, wäre das nicht möglich gewesen.
Was das Model Context Protocol grundsätzlich für Unternehmensdaten bedeutet, steht im Ratgeber unter MCP für Unternehmensdaten.
Und bei Ihnen?
Das ist unser Betrieb. Was wäre Ihrer?
Genau so etwas bauen wir für Sie: zugeschnitten auf Ihren Ablauf, in wenigen Tagen, ab unter 5.000 € netto im Standardumfang. Welche Pakete es gibt, steht unter Software-Entwicklung – mit dem eigenen CRM und dem eigenen ERP.
Häufige Fragen
- Kann ich genau dieses System kaufen?
Nicht von der Stange. Sie bekommen dasselbe Fundament, zugeschnitten auf Ihren Betrieb – das ist das Angebot. Unser Backoffice ist auf unseren Ablauf gebaut; Ihres soll auf Ihren passen.
- Wie lange hat der Bau gedauert?
Die erste lauffähige Version stand in wenigen Tagen, gebaut mit KI als Werkzeug und Architektur als Kompass. Seitdem wächst das System mit unseren Anforderungen – Modul für Modul, ohne Umbau.
- Sind die Bildschirmfotos echte Daten?
Nein. Alle Bilder auf dieser Seite stammen aus einem Demo-Mandanten mit erfundenen Firmen, Personen und Beträgen. Echte Kunden-, Bank- oder Steuerdaten zeigen wir nicht.
- Darf Claude im Backoffice alles?
Claude arbeitet mit den Rechten des Kontos, dem der Zugang gehört – nicht mehr. Jede Änderung steht im Audit-Protokoll, und heikle Schritte wie der Versand von Mahnungen brauchen eine Freigabe.