Conversational BI
Ein Dashboard beantwortet, was beim Bauen schon bekannt war.
Die erste Frage steht im Report. Die zweite liegt im Backlog. Die dritte stellt niemand mehr – nicht weil sie unwichtig wäre, sondern weil sie drei Wochen Vorlauf hätte. Conversational BI heißt: die dritte Frage stellen und eine Antwort bekommen, deren Herkunft nachrechenbar ist.
| Kunde | Umsatz Vorjahr | Letzte Bestellung |
|---|---|---|
| Kunde A | 128.400 € | vor 9 Monaten |
| Kunde B | 61.200 € | vor 7 Monaten |
Das eigentliche Problem
Nicht die Darstellung fehlt, sondern der Zugang zur nächsten Frage.
Berichtswesen ist in den meisten Unternehmen nicht schlecht gebaut. Es ist nur für die Fragen gebaut, die zum Zeitpunkt der Anforderung bekannt waren. Jede Auswertung darüber hinaus ist ein Vorgang: anfordern, priorisieren, umsetzen, prüfen.
Der Engpass ist deshalb selten das Werkzeug, sondern der Weg von einer Frage zu einer belegten Zahl. Wo dieser Weg über eine Anforderung läuft, verschwinden genau die Fragen, die nur beim Nachdenken entstehen – und das sind häufig die interessanten.
Self-Service-BI hat dieses Problem verschoben, nicht gelöst: Der Anwender kann jetzt selbst klicken – aber nur in den Feldern, die jemand vorher für ihn modelliert hat.
Und das aus einem guten Grund: Ohne modellierte Felder klickt sich ein Anwender eine Zahl zusammen, die niemand nachvollziehen kann. Die Einschränkung ist eine Sicherung, keine Bequemlichkeit.
Der Ansatz hier setzt an derselben Stelle an, aber eine Ebene tiefer: Statt ein Feldangebot zu modellieren, wird die Bedeutung der Daten selbst beschrieben. Danach ist nicht mehr eine Auswahl von Feldern abfragbar, sondern die Fachlichkeit – und jede Antwort trägt ihre Herleitung mit.
Abgrenzung
BI-Semantic-Layer oder semantische Schicht für KI.
Beide beschreiben Kennzahlen über einer Datenbank. Der Unterschied liegt darin, wofür die Beschreibung gemacht ist.
Was dazukommt
Vier Dinge, die ein Dashboard nicht leistet.
Nicht, weil BI-Werkzeuge schlecht wären, sondern weil sie für einen anderen Zweck gebaut sind.
Die Rückfrage
„Und wie sieht das ohne die Niederlassung Süd aus?“ ist im Dialog eine Folgefrage und im Berichtswesen eine zweite Anforderung. Der Unterschied entscheidet, ob eine Analyse zu Ende gedacht wird.
Die Untersuchung
„Warum ist die Marge gefallen?“ ist keine Rückfrage mehr – die Ursache steht nicht fest. Angebunden an eine KI-Anwendung wird daraus ein Auftrag, der in Teilfragen über mehrere Fachbereiche zerfällt: Produktmix, Rabatte, Einstandspreise, Frachtkosten, Nacharbeit. Kein Dashboard der Welt hat diesen Durchlauf vorgesehen, weil niemand ihn vorher kannte.
Die Definition neben der Zahl
Ein Report zeigt eine Zahl. Hier steht daneben, wie sie definiert ist und wer sie so definiert hat – mit dem vollständigen Regelset, nicht mit ausgewählten Auszügen.
Die ehrliche Lücke
Fehlt ein Begriff, wird das benannt statt überdeckt. Eine benannte Lücke ist ein Pflegeauftrag; eine plausibel falsche Zahl ist ein Risiko, das niemand bemerkt.
Was ein Dashboard besser kann, bleibt unverändert: wiederkehrende Kennzahlen zuverlässig, gleichförmig und ohne Nachdenken zu liefern. Genau dafür sollte es weiter genutzt werden.
Der Unterschied im Umfang
Vom Dashboard über die Rückfrage zum Auftrag.
Drei Stufen, die im Alltag oft in einem Satz vermischt werden. Sie unterscheiden sich darin, wie viel vorher feststeht.
- 1
Die vorgesehene Frage – das Dashboard
Die Kennzahl steht fest, die Rechnung steht fest, nur der Zeitraum wechselt. Dafür ist das Berichtswesen gebaut, und dort sollte diese Frage bleiben.
- 2
Die nicht vorgesehene Frage – der Dialog
Die Rechnung steht noch fest, der Ausschnitt nicht: ein anderer Stichtag, eine Niederlassung heraus, ein zweiter Fachbereich dazu. Ein Mensch stellt die Frage, das System beantwortet sie mit Herleitung.
- 3
Der Auftrag – die Untersuchung
Jetzt steht die Rechnung selbst nicht fest, weil die Ursache gesucht wird. Die KI-Anwendung zerlegt den Auftrag in Teilfragen, bewertet jedes Zwischenergebnis und leitet daraus die nächste ab. Das setzt voraus, dass sie die Zwischenergebnisse sieht – und gehört damit zum Betriebsmodus mit angebundener KI-Anwendung, nicht zur eigenen Oberfläche.
Dritte Stufe im Detail
Wie ein Auftrag in Teilfragen zerfällt.
Vier branchentypische Aufträge stehen mit ihrer vollständigen Zerlegung auf einer eigenen Seite: der Auftrag im Wortlaut, jede Teilfrage mit ihrem Fachbereich und dem Satz, was sie klärt, und der Befund am Ende. In allen vier liegt die Ursache woanders als vermutet – sonst hätte eine Einzelabfrage genügt.
Für die Einordnung gegenüber dem vorhandenen Berichtswesen ist das die wichtigste Unterscheidung: Die erste Stufe bleibt im Dashboard, die zweite ersetzt die Sonderauswertung, und die dritte ist Arbeit, die heute überhaupt nicht stattfindet – weil sie vier Abteilungen und fünf Rückfragen kostet.
Beispiele
Fragen, für die niemand einen Report baut.
Nicht weil sie unwichtig sind, sondern weil sie einmal vorkommen – und genau deshalb heute unbeantwortet bleiben.
Schematische Darstellung an einem kaufmännischen Standardfall. In Ihrem System stehen dort Ihre eigenen Fachbegriffe.
| Kunde | Q-2 | Q-1 |
|---|---|---|
| Kunde C | −14 % | −22 % |
| Kunde D | −8 % | −31 % |
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Offener Bestand | 412.900 € |
| Betroffene Rechnungen | 38 |
- Stichtag
- 30.06. – Quartalsende, aus der Frage abgeleitet.
- Regelset
- Vollständig mit der Antwort ausgegeben, inklusive der Behandlung von Storni und Teilzahlungen.
Einordnung im Betrieb
Wie sich das zum vorhandenen Berichtswesen verhält.
Es ersetzt nichts. Die sinnvolle Aufteilung folgt danach, ob eine Frage wiederkehrt.
- 1
Wiederkehrende Kennzahlen bleiben im Report
Monatsabschluss, Standardberichte, operative Übersichten: Dafür ist das Berichtswesen gebaut, und es soll dort bleiben. Ein Dialog ist für eine Zahl, die jeden Monat gleich aussieht, der schlechtere Weg.
- 2
Einmalige Fragen laufen über den Dialog
Alles, was heute eine Anforderung an die IT oder eine Excel-Auswertung wäre. Das ist der Bereich, in dem der Rückstau entsteht – und der, in dem der Nutzen sofort sichtbar ist.
- 3
Was sich als Muster zeigt, wird zur Regel
Taucht eine Frage mehrfach auf, wird der zugehörige Fachbegriff in der semantischen Schicht geschärft. Danach beantwortet sich jede gleichartige Frage gleich – und wenn sie oft genug kommt, gehört sie in einen Report.
- 4
Die Definitionen wachsen an einer Stelle
Weil Fachbegriffe in der semantischen Schicht stehen und nicht im Werkzeug, gelten Korrekturen für jede Frage danach. Das ist der Unterschied zu Definitionen, die in Reports, Tabellen und Köpfen parallel existieren.
Grenzen
Was dieser Ansatz nicht ist.
Keine Visualisierungsplattform: Es entstehen Antworten und Tabellen, keine gestalteten Dashboards. Wer eine Kennzahlenwand für den Flur braucht, braucht ein BI-Werkzeug.
Kein Ersatz für ein Data Warehouse, wenn tatsächlich Daten aus vielen Quellen historisiert und zusammengeführt werden müssen. Der Ansatz liest vorhandene Systeme, er baut keinen Datenbestand auf.
Und keine Auswertung über Dokumente: Die Anbindung von Dokumenten ist in Arbeit, heute werden relationale Datenbestände ausgewertet – umgesetzt sind PostgreSQL und MySQL.
Häufige Fragen
Fehlt Ihnen eine Frage? Ausführliche Antworten zu Betrieb und Datenzugriff stehen auf der Sicherheitsseite.
- Brauchen wir dann noch unser BI-Werkzeug?
In der Regel ja. Wiederkehrende Kennzahlen, gestaltete Berichte und Visualisierungen bleiben dort besser aufgehoben – dafür ist ein BI-Werkzeug gebaut.
Was wegfällt, sind die Sonderauswertungen: einmalige Fragen, für die heute ein Ticket, eine Excel-Datei oder ein Entwicklertag nötig ist.
- Wer pflegt die Kennzahlendefinitionen?
Ihr Fachbereich, unterstützt durch die Analyse. Der erste Entwurf entsteht KI-gestützt aus Sourcecode und Datenmodell; bestätigt und korrigiert wird er von den Personen, die die Fachlichkeit verantworten.
Das ist auch der Grund, warum die Definitionen als lesbarer Text vorliegen und nicht in einem Werkzeug verborgen sind: Wer eine Zahl anzweifelt, soll die Regel benennen können, die er für falsch hält.
- Können wir die Antworten in unseren Berichten weiterverwenden?
Eine Antwort besteht aus dem Ergebnis, den aufgelösten Begriffen, dem angewandten Regelset und der ausgeführten Abfrage im Wortlaut. Genau diese Abfrage lässt sich in ein Berichtswerkzeug übernehmen.
Das ist ein praktischer Nebeneffekt: Der Dialog wird damit auch zum Weg, eine Auswertung fachlich zu klären, bevor jemand sie als Report festschreibt.
- Darf dann jeder im Unternehmen jede Auswertung sehen?
Nein. Rollen und Rechte wirken auf fachlicher Ebene: Was eine Rolle nicht sehen darf, wird nicht beantwortet – und nicht etwa beantwortet und anschließend ausgeblendet.
Die Grenze liegt damit nicht in der Oberfläche, sondern in der Vermittlungsschicht zwischen Sprachmodell und Datenbank. Jede Abfrage ist zusätzlich protokolliert.
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